Praten/presenteren voor een groep

Klanten die je nog niet goed kent of voor het eerst bezoekt mogen dan wat ‘kriebels’ hebben gegeven aan het begin van je carrière maar er komt een moment dat ook dat geheel vanzelfsprekend is en gaat.
Het is echter heel wat anders als je moet spreken / presenteren voor een groep. Een groep klanten, een groep medewerkers of zelfs het spreken voor een groep vrienden en/of kennissen vergt soms wel iets anders dan de bekende voorbereiding. Een goede spreekbeurt of presentatie begint met een stuk voorbereiding. En om zo weinig mogelijk te vergeten tijdens de voorbereiding is het handig een lijstje te gebruiken met noodzakelijke zaken, een soort activiteitenplan met aandachtvelden, zoals daar zijn:

Voor wie moet ik praten/presenteren?
Altijd belangrijk om goed inzicht te krijgen in je publiek. Is het zakelijk, in clubverband of privé? Ken je de groep al? Kennen ze jou? M.a.w. aan wie ga ik iets vertellen? Dit is belangrijk om te weten omdat het ook de stijl van presenteren, voorbereiding, houding etc en taalgebruik bepaalt van je speech.

Waar geef ik mijn presentatie / speech?
Dat kan heel verschillend zijn en dus ook een heel verschillende voorbereiding en benadering vragen. Het maakt wel degelijk uit of je in een professioneel auditorium staat of in de kantine van de club. Ook de wijze waarop het publiek naar je kan kijken en luisteren is van belang. In clubverband (of privé) maakt het niet zoveel uit als er iemand zegt dat hij het niet geheel goed kan zien of horen. Dan herhaal je het desnoods een paar keer. En qua ruimte? Dan creëer je wat ruimte door met enige stoelen en tafels te schuiven. Zoiets kun je niet verwachten van een formeel zakelijk publiek. Dan moet het goed staan en voor iedereen goed te zien en te horen zijn. Overtuig jezelf dat het allemaal goed geregeld is.

Apparatuur en Testen.
Vanzelfsprekend hoef je geen technicus te zijn of een whizzkid. Maar het is wel van belang, zeker als je er in je eentje op uit gaat, om vooraf alle apparatuur te testen en te weten hoe de verschillende onderdelen / apparaten aan elkaar gekoppeld dienen te worden. Niets is zo vervelend als de zaal vol zit met aandachtige luisteraars en je krijgt de lamp niet aan van de projector. Wees daarom altijd ruimschoots op tijd om technische ‘missers’ te voorkomen. Neem voor alle zekerheid, zeker als het om belangrijke zakelijke presentaties gaat ook reserveonderdelen mee. Voorkomen is beter dan …….juist!

Vorm en inhoud.
Beide zijn belangrijk. Als de inhoud erg zakelijk is en ook zo moet overkomen gebruik je een andere ‘tone-of-voice’ dan wanneer het een meer informeel karakter heeft. Ook zul je bij een zakelijke presentatie vaker denken aan hand-outs; het stellen van vragen ná de presentatie en de kwaliteit van de inhoud. Zeker als het gaat om belangrijke zakelijke informatie is het van belang dat in een keer goed over te brengen. Benadruk specifieke informatie door even langer stil te staan bij belangrijke onderwerpen. Kleed je formeel als het gaat om een belangrijke presentatie en hou het wat informeler als je voor de club staat. Afhankelijk van de groep is de vorm van belang. Werk je met een overhead projector, sheets of presenteer je alles via papier. Je gaat er dan vanuit dat iedereen eerst goed luistert voordat je hand-outs oid geeft. Alles draait om aandacht door je groep en de mate waarin ze de inhoud van de presentatie/speech kunnen onthouden. Daarom moet je dus veel aandacht besteden aan de vorm van presenteren en aan de inhoud van je speech.

Spieken mag!
Om te voorkomen dat je een presentatie/speech uit je hoofd gaat opzeggen is het zeker wel toegestaan dat je een spiekbriefje gebruikt. Niemand in de zaal zal je dat kwalijk nemen en ook al staat er heel weinig op zo’n briefje kan het toch belangrijk zijn zoiets in je hand te hebben. ‘Iets’ in de handen hebben voorkomt dat je geen raad weet met je handen / armen. Maak een spiekbriefje met enkele termen, geen volzinnen. Je hebt toch geen tijd om die helemaal op te lezen.

Maak het leuk!
Aan elke presentatie zit een kop en een staart. Een begin en een eind. Hetgeen daar ‘tussen’ zit is belangrijk. Maar zowel aan het begin- als aan het eind van een presentatie kan en mag zoiets luchtig beginnen en een grapje bevatten. Dat haalt de spanning van jezelf af en ‘opent’ het publiek een beetje. Begin een presentatie (als de groep je niet kent) met een korte introductie van jezelf en desnoods een korte anekdote die verband heeft met je speech. Ook aan het eind kun je afsluiten met iets leuks / grappigs.
 
Geef iets mee!
Hoeft niet noodzakelijk. Maar het is altijd leuk om af te sluiten en te zeggen dat iedereen aanwezig iets meekrijgt. Zakelijke relaties zitten daar ‘natuurlijk’ niet op te wachten, maar wees gerust, ook dat zijn maar gewone mensen. En iedereen vindt het leuk om wat te krijgen.

Veel succes!